O que precisa saber para colocar a sua equipa em teletrabalho

19 Mar, 2020 | Dicas e boas práticas

Para muitas empresas a ideia de colocar colaboradores em teletrabalho é-lhes completamente estranha, mas perante as novas situações há sempre a oportunidade de criar novos hábitos e verificar que por vezes os resultados são mesmo melhores do que os esperados à partida.

Na MAGAWORKS mantemos a nossa actividade como sempre, em teletrabalho, por isso já temos alguma experiência neste assunto. Queremos partilhar dicas que se aplicam na generalidade, mas que terá de adaptar à realidade do seu negócio.

Algumas dicas para trabalhar em teletrabalho e colocar a sua equipa em teletrabalho.

Antes de começar, é preciso perceber se o seu negócio está preparado para tal mudança. Nem todos os negócios o permitem, nem todas as empresas estão preparadas e nem todos os colaboradores estão aptos para uma mudança tão radical. Se pensar abrir um negócio do zero em teletrabalho, tem de escolher os seus colaboradores pensando desde o início se as pessoas que está a recrutar são as mais indicadas para este tipo de trabalho. Se não tem hipótese, e fôr forçado por uma situação excepcional, terá de garantir que todos os que não estão preparados, técnica ou psicologicamente, terão de ter apoio e até formação para isso e, dar-lhes tempo de adaptação a uma nova realidade de trabalho. Lembre-se que ainda que estejam num ambiente familiar (as suas casas) é um ambiente de trabalho totalmente estranho e novo. Trabalhar à distância, em casa ou noutro local, num espaço não presencial, é muito diferente de ter uma equipa toda unida debaixo do mesmo tecto. Mas pode criar espaços digitais que os unem.
O que precisa saber para colocar a sua equipa em teletrabalho

1. Equipamentos

Certifique-se que a equipa tem as condições técnicas necessárias para poder trabalhar a partir de casa.Não basta uma ligação à Internet, é necessário que os equipamentos fornecidos pela empresa estejam preparados para todas as eventualidades. Já constatámos situações em que foram marcadas reuniões on-line via Skype com colaboradores que não tinham nem câmara nem microfone. Tenha alguém da equipa com os conhecimentos necessários para apoiar quem precisar de ajuda na configuração de equipamentos.

2. Softwares de Comunicação

Estabeleça quais os softwares que deverão ser usados pelos colaboradores para a comunicação da equipa – Skype; Teams do Office 365 ou outros que já sejam habitualmente utilizados pelos membros da equipa.

Lembre-se que nem todos estão imediatamente aptos a utilizar ferramentas que não conhecem. Dê tempo e ofereça apoio para quem apresentar mais dificuldades.

A formação em novas ferramentas nunca antes usadas é indispensável.

3. Comunique com a equipa

Muitos teletrabalhadores referem que ao fim de algum tempo se sentem sozinhos e desacompanhados. É necessário manter a equipa unida e com objectivos definidos.

É importante que as comunicações se mantenham e que a avaliação das metas anteriormente definidas seja efectuada com regularidade. Não pense em horas de trabalho, mas sim em tarefas a realizar.

4. Confiança

Crie confiança e demonstre que confia na sua equipa. Não controle os horários mas antes o trabalho efectivamente produzido.

Lembre-se que se o trabalhador estiver confinado em casa com a família terá que preparar as suas próprias refeições e dar atenção aos filhos, especialmente se estes forem crianças. Isso não impede que o trabalho seja feito mas requer que o tempo seja gerido de forma diferente ao que aconteceria se a pessoa estivesse no escritório.

A confiança nos seus colaboradores é um dos pontos fundamentais em gerir todo este processo.

Quanto mais confiança demonstrar, maior será com certeza o seu retorno. A desconfiança cria maus hábitos entre colegas, falta de motivação e desconforto geral.

5. Motive a sua equipa

Incentive a sua equipa a trabalhar em conjunto mas não descure a distração e o divertimento. Nem tudo tem que ser chato. Quando as pessoas estão isoladas demasiado tempo isso tende a refletir-se negativamente.

Uma equipa bem disposta e saudável é uma equipa mais produtiva. Crie eventos em equipa, de forma a que os colaboradores compreendam que estão juntos ainda que à distância.

6. Organize o trabalho de cada um

Dê indicações que ajudam na organização do trabalho. Cria “to-do-Lists” de forma a cada um ter um plano para começar a trabalhar. 

Por onde começar a trabalhar? Devemos começar sempre pela tarefa mais complicada. Pode parecer desmotivador mas no final do dia a concentração é menor e se seguir essa regra quando aí chegar o trabalho mais difícil já foi feito.

7. Incentive as pausas

Ao contrário do que muitos pensam, trabalhar em casa leva a que se passe muito tempo sem uma pequena distração e por vezes é até difícil parar.

Se for necessário arranje um despertador para o avisar a cada hora para fazer uma pausa para beber um café, lanchar, ir ao WC ou simplesmente apanhar um pouco de ar à varanda.

As pausas e brincadeiras são normais em qualquer escritório. Devem fazer parte do dia a dia em qualquer tipo de negócio. Lembre-se de que com isso não está a perder tempo, mas sim a ganhar rendimento dos seus colaboradores. Não tenha receio das brincadeiras entre colegas.

Eduque o seu colaborador com boas práticas.

Dê-lhes dicas da melhor forma de conseguir manter-se saudável em teletrabalho.

É importante que os seus colaboradores saibam as melhores práticas para poderem trabalhar em casa sem ficarem exaustos ou com dores por estarem mal sentados ou por falta de boa iluminação.

Ajude-os a terem boas práticas em casa e dê-lhes tempo para se adaptarem a uma nova realidade, se for caso disso. Nenhuma desta boas práticas retira o direito de se levantarem, irem passear o cão, ir beber um café ou até mesmo dormir a sesta ao almoço.

Como estar sentado

Dê indicações aos seus colaboradores sobre a melhor forma de conseguir manter uma boa postura para mais tarde não terem problemas de costas.

Posição correcta de trabalho

Posição correcta de trabalho.

Posição errada para trabalhar

Posição errada para trabalhar.

Iluminação

Iluminação, luz e contra luz. A iluminação deve ser adequada às tarefas e ao tipo de trabalho.

A luz faz parte de uma boa leitura e a contra luz pode ser prejudicial e causar um grande esforço na vista.

 

Hidratação e WC

Existem boas práticas que fazem parte da saúde de todos nós, mesmo quando não estamos a trabalhar. Por isso lembre os seus colaboradores de não ficarem tão agarrados ao trabalho que se esquecem das necessidades essenciais do ser humano.

 

Pausas e brincadeira

Muitos empregadores esquecem-se que as pausas e brincadeiras fazem parte do dia a dia do trabalho e incutem isso nos colaboradores, o que pode levar ao seu esgotamento.

Faça o oposto. Lembre os seus colaboradores que podem brincar e parar para falarem uns com os outros sobre trabalho ou outros assuntos. Dessas brincadeiras surgem muitas vezes grandes ideias, e mantém-nos vivos. 

Mantenha a sua equipa em teletrabalho interligada com as ferramentas certas.

Hoje em dia no nosso mundo digital, estamos sempre próximos e conectados uns com os outros. Existem ferramentas online para tudo. Só tem de escolher a ferramentas ou as as ferramentas que melhor se adequarem ao seu negócio e às suas equipas.

Depois munir a equipa das ferramentas adequadas é necessário dar-lhes a formação necessária para que esses ferramentas sejam uma mais valia e não uma perda de tempo e produtividade.

Ferramentas de colaboração online

Estas são apenas algumas das muitas que existem à sua escolha. Pesquise online e descobre um número infinito de ferramentas para todas as ocasiões e negócios.

 

1. Office 365: Emails, Documentos e muito mais com o Teams

2. Slack: Ferramentas de comunicação para trabalho entre equipas à distância

3. Asana: Para gestão de projectos e tarefas entre colaboradores, e até clientes.

4. Trello: Ferramentas de colaboração em projectos entre equipas à distância

5. Toggl: Time tracking para melhor gestão do tempo de trabalho e análise de produtividade

1. Office 365

Oferece ferramentas não só de email e edição de texto, mas espaço na cloud para partilha de ficheiros comuns a projectos, sem necessidade de cada colaborador trabalhar num ficheiro independente e estar constantemente a re-enviar o mesmo ficheiro para outros colegas. Já inclui um serviço de messaging.

A adicionar ainda tem o serviço Microsoft Teams, que permite equipa colaborarem com maior facilidade no mesmo projecto, comunicarem e todos se manterem a par do desenvolvimento.

Fique a conhecer os pacotes do Office 365

2. Slack

Com um interface gratuito e uma versão gratuita, permite ter equipas interligadas num único local a partir do mundo inteiro.

Pode ser instalado em computadores ou telemóveis, permitindo enviar mensagens ou ficheiros a um único colega ou para um grupo de trabalho.

Também permite vídeo chamadas entre dois ou mais colaboradores para poderem mais facilmente discutir assuntos de trabalho.

A versão gratuita tem algumas limitações, mas pode ser o suficiente para micro-empresas.

Descubra tudo sobre o Slack aqui.

 3. Asana

O Asana é uma ferramenta simples de gestão de projectos entre equipas.

Permite criar equipas distintas e projectos, com tarefas para cada projecto e cada membro da equipa.

Se a sua tarefa depende de uma tarefa anterior, consegue seguir no Asana quando o seu colega terminar a tarefa anterior que lhe permite dar continuidade ao trabalho.

Embora não seja uma cloud de ficheiros, permite partilhar ficheiros nos projectos e evitar o excesso de emails que circulam entre todos, pois pode encontrar tudo no mesmo local de trabalho.

Saiba mais sobre o Asana

 4. Trello

Trello é uma ferramenta muito semelhante ao Asana para gerir projectos entre equipas à distância.

Permitem uma integração com outras ferramentas como o Google cloud entre muitas outras.

Pode criar equipa e projectos e criar permissões diferentes para cada tipo de utilizador.

Saiba mais sobre o Trello

 5. Toggl

Toggl é uma ferramenta que serve para contar o tempo que dispende com cada cliente e tarefa. Permitem criar equipas diferentes e atribuir colaboradores a cada equipa.

Ao contabilizar o tmepo consegue ter uma percepção da rentabilidade do seu negócio e definir melhor os valores a cobrar em cada tipo de projecto ou por tarefas.

Tem uma versão gratuita, e uma versão paga, onde já pode atribuir valores por hora de trabalho e saber de imediato o valor dispendido. A versão gratuita já lhe permite emitir relatórios que pode facilmente ver as horas dispendidas em cada projecto e mesmo enviar ao seu cliente, caso necessite. Para incluir o seu logo nos relatórios e ter algumas automações, já necessita da versão paga.

Saiba mais sobre o Toggl

Esta é a nossa experiência na MAGAWORKS

Em Portugal já existem muitas empresas a trabalhar em teletrabalho. Principalmente em áreas mais tecnológicas e de consultoria. Na MAGAWORKs oferecemos diferentes serviços de comunicação que nos permitem facilmente ter este sistema de trabalho remoto.

Esperamos que com estas dicas possamos ajudar outras equipas a criar ambientes de teletrabalho, de forma a que se sintam acompanhadas e motivadas a trabalhar a partir de casa. Não somos especialistas na matéria, apenas trabalhamos assim há muitos anos e conseguimos manter-nos saudáveis e produtivos ao longo de todo este tempo.

Só assim conseguimos ultrapassar todas as dificuldades que podem surgir em qualquer momento.

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