Aplicação mobile para gestão de eventos

Optimize os processos reunindo toda a informação na palma da sua mão.

Leia este caso de sucesso sobre uma a aplicação mobile para gestão de eventos. Publicamos este trabalho para lhe dar a conhecer melhor as possibilidades das nossas aplicações mobile.

Desafio

Optimização dos processos

O nosso desafio era conseguir:

  • Algo prático e intuitivo para todos os envolvidos na organização do evento, sem necessidade de formação para cada evento;
  • Automatizar processos para colaboração entre equipas;
  • Obter o acesso a toda a informação necessária em tempo real;
  • Uma forma rápida de implementar para cada evento (máximo 1 semana);
  • Optimizar todos os processos, reduzindo os tempos de montagem e possíveis erros;
  • Informar de imediato alterações de última hora.

As diferentes equipas envolvidas precisavam de ter à sua disposição toda a informação actualizada em tempo real e, abandonar a duplicação de processos manuais ou informáticos. Era necessário evitar telefonemas em cadeia, dúzias de impressões em papel e acima de tudo evitar atrasos na comunicação de informações indispensáveis que poderiam originar erros e correcções.

Aplicação mobile para gestão de eventos

Solução

Criar uma aplicação com as seguintes funcionalidades

Icons oferecidos por Streamline Icons Pack

Acesso via mobile, tablet ou desktop

Acesso via desktop, mobile ou tablet

Customização à medida

Customizada à medida e sempre operacional

Informação centralizada

Informação centralizada sem repetiçao de processos

Listagem completa de expositores em Excel

Listagem completa de expositores e necessidades

Validações pelos utilizadores

Validações pelos utilizadores

Notas à medida introduzidas pelas equipas

Notas à medida introduzidas pelas equipas

Vantagens aplicação mobile: updates acessíveis a toda a equipa

Actualizações em tempo real por todos os utilizadores

Leitura de QR Codes dos materiais entregues

Leitura de QR Codes de identificação dos materiais

Mapa de localização

Mapa de localização na planta do evento

Maquetes dos stands

Visualização de maquetes de Stands

Fotografia de stand concluído

Colocação de fotografia de stand concluído

Gráficos informativos da evolução

Gráficos de análise da evolução do trabalho

Video

Veja como funciona a aplicação mobile

Esta demonstração é uma simulação da aplicação mobile que foi criada originalmente, por forma a salvaguardar os direitos de autor dos expositores e das condições do organizador do evento.

Resultado

Benefícios obtidos com a App

Icons oferecidos por Streamline Icons Pack

Vantagens aplicação mobile: Custo reduzido

Custo e tempo reduzido

Custo e tempo de implementação reduzidos, a partir de um excell já existente onde a informação vai sendo actualizada pelas diferentes equipas. Implementação de uma aplicação mobile híbrida.

Vantagens aplicação mobile: Informação centralizada na Cloud

Informação centralizada

A informação fica guardada na Cloud num documento Excell ou Google. Tem a garantia de backup e sincronização da informação. Esta está sempre acessível e editável no mesmo local, com acesso directo ao ficheiro via desktop. E tem acesso à aplicação via mobile, tablet ou mesmo desktop.

Vantagens aplicação mobile: Checklist de processos

Automação de processos

Recolha das necessidades do evento de forma a validar a informação pelas diferentes equipas. Permite aprovações, rastreamento automático e detecção de anomalias por diferentes equipas.

Vantagens aplicação mobile: updates acessíveis a toda a equipa

Actualização simultânea e em tempo real

Fácil de actualizar a informação por todas as equipas. Todas as informações correctas ficam acessíveis a todos de imediato. A informação certa no momento certo para todas as pessoas certas terem conhecimento de eventuais alterações na planta do evento ou em projectos específicos.

Vantagens aplicação mobile: Workflows personalizados

Criação de Workflows

A actualização da informação permite definir regras personalizadas para envio de emails ou avisos na App sobre a evolução, alterações ou problemas reportados.

Vantagens aplicação mobile: optimização de processos

Optimização de processos

Ganhos enormes a nível da gestão do evento e dos tempos de montagem. A informação em tempo real e as funcionalidades implementadas permitiram: a redução de tempo com a localização dos stands e respectivo material, a imediata identificação de faltas, a aceleração de pedidos de última hora, a redução de horas dispendidas, entre outras melhorias.

Vantagens aplicação mobile: Acessibilidade via Mobile ou Desktop

Acessibilidade

A aplicação mobile fica disponível para Adroid e IOS, sem necessidade de adaptação de código. É de fácil instalação e acesso por todas as equipas no telemóvel, tablet ou desktop.

Vantagens aplicação mobile: Fotografias para envio aos clientes

Informação para o cliente

Possibilidade de apresentar aos expositores a visualização real dos seus stands assim que concluídos. A aplicação permite fotografar e gravar as fotografias dos stands, ficando as imagens imediatamente acessíveis à equipa comercial.

Conclusão

Toda a informação na palma da mão

Uma aplicação mobile para gestão de eventos

Todos os envolvidos podem instalar a aplicação mobile no seu smartphone. Aí encontram toda a informação necessária e introduzem os seus inputs sobre a evolução da montagem. Desta forma até a equipa comercial pode acompanhar facilmente a evolução do trabalho e comunicar aos seus respectivos clientes.

O sucesso e os benefícios derivados desta aplicação mobile levaram à criação de uma aplicação idêntica para todos os novos eventos deste cliente.

Aplicação mobile - Screens

Parceiros

A satisfação dos nossos parceiros

Miguel Costa, diretor comercial de impressão gráfica - INpressionante

Na nossa rotina laboral, o tempo é de longe o que existe de mais importante que temos que levar em conta. Saber onde e como dedicar tempo nas ações que praticamos durante o dia, é um desafio constante. Todos sabemos que nem sempre conseguimos gerir bem o nosso tempo.

Esta APP, significa para além de um eficaz controlo sobre tudo o que se passa no projeto em curso, conseguimos fazer, através de um bom preenchimento de um quadro, um planeamento de projeto de A a Z em que a monotorização e acompanhamento de todos os intervenientes é possível se feito, através de um tlm ou tablet, com um rigor e uma eficácia que evita dezenas de pessoas a trabalhar e consequentemente os riscos de falhar inerente.

Alex Costa, Responsável por equipa de montagem - Alexandre M. R. Costa Unipessoal, Lda.

Este instrumento de trabalho, veio sem dúvida, trazer uma nova dinâmica na organização e gestão das feiras e eventos realizados. Devido ao avultado número de tarefas e pessoas envolvidas, é importante existir um recurso central, onde os gestores, o staff, os próprios clientes e patrocinadores, possam ter acesso em tempo real, ao ponto da situação da evolução dos espaços e suas características.

No que diz respeito à área da decoração e sinalização gráfica, esta inovação, permite não só, controlar a produção desde a receção da arte final até à instalação nos locais, como também, ao acedermos online a informação específica, (maquetes, quantidades, localizações, etc.) a poupança de tempo em resolução de dúvidas e pormenores, consequentemente menos km caminhados.

“I have a dream … ” Um dia, todos os intervenientes em suas especialidades, a utilizarem corretamente, permitirá uma gestão ainda mais célere, transmitindo uma imagem de organização, profissionalismo e know-how.

Caso de Sucesso - Mobile App de gestão de eventos

CASO DE SUCESSO

Aplicação mobile para gestão de eventos

Este caso de sucesso apresenta como conseguimos optimizar os processos para a gestão de eventos que incluem centenas de stands para montar e decorar, sendo necessário coordenar diferentes equipas: design, produção, montagem, comerciais, logística, etc.

Para ler toda a história faça download abaixo.

Criamos a sua aplicação!

Optimize os seus processos, a produtividade e a eficácia das suas equipas com este tipo de aplicações.
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